事業継続力強化計画の申請におすすめの返信用封筒とは?

事業継続力強化計画

事業継続力強化計画の申請時には、認定書を返送してもらうために、返信用封筒(切手を貼り付けたもの)を同封することになっています。

返信用封筒については、「レターパック(ライトまたはプラス)」がおすすめです。

返信用封筒にレターパックを使うメリット

レターパックを使うことで2つのメリットがあります。

トラブル時に追跡サービスが使える

事業継続力強化計画は、申請からの認定までの標準処理期間は45日となっています。申請後、認定されたかどうかは認定書の到着をもって確認することができます。言い換えれば、返送時にトラブルがあった場合には認定書を手に入れることができず、認定されたことを証明することができないという事態になる恐れがあります。

認定書(認定通知書)は、事業継続力強化計画の認定を受けたことを証明する唯一のものであり、さまざまな優遇措置を受ける際に必要となるものです。

返信用封筒にレターパックを使うことで、追跡サービスを利用することができますので、トラブルに備えることができます。

レターパック(プラス・ライト)
(出所:郵便局ホームページ)

レターパックには、対面受け取りが前提となる「レターパックプラス」、郵便受けに配達される「レターパックライト」があります。いずれも追跡サービスが付いており、返送される認定書の重量を十分にカバーしていますので、いくら分の切手を貼り付ければ良いのか、という計算をする必要はありません。

また、レターパックでは信書を送ることが可能となっていますので、認定書の返送にも問題なく使うことができます。

実際に、レターパックライトを返信用封筒として申請しましたが、問題なく送られてきています。

事業継続力強化計画の申請時にレターパックと使った時の写真

45日経過しても認定書が送付されてこないようであれば、追跡専用のページで番号を入力して追跡してみることもできます。

申請書類の送付時にも便利

追跡ができるというのは、送付時に何らかのトラブルがあった場合にも備えることができます。

また、事業継続力強化計画の認定申請には、必要書類としてCD-Rも送付する必要があります。レターパックであれば、コンビニエンスストアでも購入することができ、郵便局に行って封入重量分の切手を買うという手間もなく、そのまま郵便ポストに投函することで申請を行うことができます。

※【20200615追記】
事業継続力強化計画策定の手引きが令和2年6月15日付で改訂され、「CD-Rの提出が不要」と変更されました。他にもチェックシートの内容などが変更されています。
詳細はこちらで確認してください。
CD-Rは不要に!事業継続力強化計画申請時の提出書類が変更
なお、CD-Rを提出しなくなっても、到着確認ができる追跡サービスはトラブルに備えて有用ですので、レターパックでの送付が変わらずおすすめです。

レターパックのデメリット

普通郵便に比べて若干割高になります。

レターパックの料金(2020年6月現在)は、プラスが520円、ライトが370円となっています。

通常の封筒(A4が入るものとして角2を使うとします)を返信用として用いる場合、認定書の重量から計算すると、返送時に必要な切手代は140円が安全と考えられます。ですから、レターパックライトを返信用封筒として使う場合には少しだけ高額になります。

とはいえ、認定書は重要な書類となりますので、追跡サービスのあるレターパックは安全性も高く、差額分は安心料と考えれば良いのではないでしょうか。

認定書の返信用封筒にはいくら分の切手を貼れば安心?

事業継続力強化計画の認定を受けると、認定書(認定通知書と計画申請書の写し)が交付され、返送されてきます。申請時には、返送先を記載した返信用封筒を準備し、返送に必要な料金分の切手を貼り付ける必要があります。

事業継続力強化計画策定の手引きでは、「返信用封筒(A4の認定書を折らずに返送可能なもの。返送用の宛先を記載し、切手(申請書類と同程度の重量のものが送付可能な金額)を貼付してください。)」と記載があるだけで、いくら分の切手を貼れば良いのか分からないため、必要となる切手代を計算してみます。

結論を先に述べると、通常であれば140円切手を貼っておくと安全です。

認定書は、認定通知書と計画申請書の写しから構成されます。大きさはA4サイズで、製本テープによって綴じられています。認定通知書は1枚、計画申請書は申請者の計画内容によって異なりますが、最大でも10枚程度だと考えられます。

ただし、連携事業継続力強化計画を申請する場合には量が多くなることも考えられますので注意を要します(自社が実際に策定した申請計画書を片面印刷するものとして枚数を計算してください)。

一般的にはA4用紙が入る封筒といえば角2サイズであり、そこに11程度のA4用紙が入る分の切手料金を貼り付ければ良い、ということになります。

角2封筒の重さは約15g、A4用紙は1枚4g程度とされていますので、全部で60g程度の重量となります。

角2封筒の場合、140円分の切手で100gまで送ることができますので、140円切手を貼っておけば安全ということになります。ただし、申請計画書の量が多いような場合には、210円切手を貼っておけば十分でしょう(切手料金は2020年6月現在)。

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